Jumat, 11 Maret 2011

Teori "Z" dan Efektivitas Pelaksanaan Audit, Sebuah Perspektif

.......Jangan memberitahukan orang cara melakukan sesuatu. Beritahukanlah keinginan Anda yang harus mereka capai, maka Anda pun akan terkejut melihat kepintaran mereka. (ungkapan Jenderal George S. Patton yang dikutip dalam buku: Reinventing Government oleh David Osborne dan Ted Gaebler (1991) 

Pendahuluan

Permasalahan rendahnya produktivitas pelayanan pemerintah terhadap masyarakat yang berujung pada krisis multidimensi di Indonesia, menuntut pemerintah untuk melakukan perubahan dalam tata manajemen pemerintah menuju tata manajemen pemerintahan yang baik (good government governance). 

Tata manajemen pemerintahan yang baik menuntut adanya Transparansi, Partisipasi, dan Akuntabilitas tidak hanya berlaku di organisasi pemerintah yang langsung berhubungan dengan pelayanan masyarakat, misalnya kesehatan, perijinan, keimigrasian, dan perpajakan, melainkan berlaku juga bagi organisasi pemerintah yang memberikan pelayanan kepada organisasi pemerintah lainnya.

Tuntutan peningkatan produktivitas atau peningkatan kinerja (performance) pemerintah oleh masyarakat telah mendorong setiap organisasi pemerintah untuk melakukan inovasi dalam sistem organisasinya dari pemerintahan yang digerakkan oleh peraturan menuju pemerintahan yang digerakkan oleh misi. Perubahan tersebut antara lain terlihat mulai dikembangkannya anggaran berbasis kinerja, di mana setiap organisasi pemerintah harus membuat ukuran output/outcame yang akan diperoleh dari setiap rupiah yang mereka belanjakan. 

Permasalahan yang timbul saat ini adalah apakah Misi yang disusun telah benar-benar mampu mengerakkan organisasi menuju pembaruan pemerintahan yang bukan hanya ekonomis dan efisien dalam memberikan pelayanan kepada konsumennya (masyarakat atau organisasi pemerintah lainnya), melainkan lebih dari itu yaitu pemerintahan yang mampu memberikan pelayanan yang efektif dalam pemenuhan kebutuhan konsumennya. 

Selain permasalahan tersebut, pertanyaan yang timbul adalah apa yang harus dilakukan lembaga audit khususnya lembaga audit internal pemerintah dalam memberikan pelayanannya kepada auditan/manajemen dalam usaha peningkatan pelayanan yang mutualisme di kedua belah pihak (auditor dan auditan), yaitu Auditor dapat memberikan rekomendasi yang tepat bagi auditan sehingga auditan dapat meningkatkan efektivitas pelayanan mereka kepada masyarakat dari rekomendasi yang diberikan oleh auditor. Kondisi tersebut menuntut adanya perubahan dalam pola audit.

Dalam buku “Memangkas Birokrasi, Lima Strategi Menuju Pemerintahan Wirausaha dijelaskan bahwa ciri paling menonjol kebanyakan birokrasi pemerintah adalah bersifat monopoli, di mana untuk memberantas kecurangan dan penyelewengan yang terjadi manajemen membungkusnya dalam aturan, prosedur, dan dengan pengendalian intern yang tidak ada habisnya.

Birokrasi digambarkan sebagai sistem yang dirancang oleh orang yang jenius tetapi untuk dijalankan oleh orang tolol. Dalam jiwa mesin birokrasi tersembunyi sebuah keajaiban kontrol. Pegawai adalah sekrup dalam mesin yang bergerak sangat teratur. Pekerjaan mereka dipecah dalam berbagai fungsi dan diuraikan dengan sangat rinci. Para manajer berpikir; para pekerja menjalankan tugas yang dibebankan kepada mereka, aturan dan prosedur yang rinci menentukan perilaku, serta para pengawas memeriksa pemenuhan tugas.

Model birokrasi tersebut mampu memberikan pelayanan yang baik selama tugas-tugas yang diemban oleh organisasi adalah relatif sederhana, jelas, dan dalam lingkungan yang stabil. Namun dalam era globalisasi di mana dunia berubah dengan cepat, revolusi teknologi, persaingan global, pasar yang mengalami demasalisasi, tenaga kerja mulai terdidik, pelanggan/masyarakat semakin banyak menuntut, kendala keuangan serta monopoli atas-ke-bawah yang tersentralisasi menjadi lamban, tidak responsif, dan tidak mampu menampung perubahan, menuntut adanya perubahan dalam model birokrasi.



Mengubah Paradigma Audit 

Aparat Pengawasan Internal Pemerintah yang merupakan bagian dari birokrasi juga dituntut untuk melakukan perubahan dalam pola pendekatan auditnya. Prinsip utama internal audit adalah membantu manajemen dalam mengindentifikasi permasalahan yang timbul dan memberikan rekomendasi dalam pelaksanaan kegiatan yang dilakukan manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi. Internal Audit adalah bagian dari sistem pengendalian manajemen di mana fungsi utama sistem pengendalian manajemen didesain untuk dapat memberikan keyakinan yang memadai terkait hal-hal berikut:

1. Efektivitas dan efisiensi pelaksanaan kegiatan;

2. Ketepatan waktu dalam penyusunan laporan;

3. Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. 

Menurut Laporan Analisa Hasil Pengawasan yang disusun BPKP, berdasarkan laporan hasil audit BPKP di Dep. X dan laporan hasil audit Itjen Dep. X periode semester II tahun 2002 - 2003 dan periode tahun 2004, diperoleh gambaran, sebagai berikut (lihat Tabel 1) yang disebabkan oleh kelemahan dalam Sistem Pengendalian Manajemen, sebagai berikut (lihat Tabel 2).

Berdasarkan analisis terhadap laporan di atas dapat disimpulkan bahwa ternyata Dep. X belum optimal dalam menjalankan tugasnya, apabila dilihat dari belum adanya penurunan dalam jumlah temuan audit dan perbaikan sistem pengendalian manajemennya. Bahkan nilai kerugian negara cenderung meningkat di tahun 2004. 



Mengapa hal tersebut bisa terjadi? 

Seperti telah disinggung di atas bahwa prinsip utama internal audit adalah membantu manajemen. Pola pikir for audit, di mana auditor hanya berpikir yang penting kami melakukan audit, cari temuan, buat rekomendasi dan laporan, selesai, di mana auditor tidak peduli apakah rekomendasi dapat dilaksanakan oleh auditan, harus mulai berubah dengan pola pikir audit for, di mana auditor juga memikirkan apakah hasil audit yang mereka lakukan telah mampu memberi nilai tambah/ value added dalam peningkatan kinerja manajemen atau tidak. 

Untuk dapat mencapai hal tersebut, auditor dan auditan tidak bisa bekerja sendiri-sendiri. Antara auditor dan auditan dituntut adanya hubungan saling percaya satu sama lain sehingga output audit dapat memberikan outcame bagi auditan untuk meningkatkan kinerja pelayanan mereka kepada masyarakat. 

Seperti pernah diungkapkan oleh Sekretaris Menteri Koordinator Kesejahteraan Rakyat Sutedjo Juwono dalam acara pembukaan sosialisasi Pedoman Audit PKPS BBM Tahun 2005“BPKP; "Auditan tidak mempermasalahkan berapa kali mereka diaudit dalam pelaksanaan kegiatan mereka. yang jadi pertanyaan adalah adakah hasil audit tersebut memberikan sesuatu yang baru buat mereka.

Apa yang perlu dilakukan BPKP ?

Salah satu upaya yang harus dikembangkan BPKP sebagai Katalisator Pembaharuan Manajemen Pemerintahan dalam menjawab permasalahan tersebut di atas adalah dengan mengembangkan pola audit yang mampu menggeser pengendalian dari pengendalian melalui aturan ke pengendalian melalui visi dan values, dimana organisasi sangat menghargai kreativitas knowledge workers dan peran manajemen adalah menjaga agar kreativitas tersebut tidak menyimpang dari visi dan values yang ditetapkan organisasi, sehingga hasil pelaksanaan audit akan lebih efektif dalam membantu optimalisasi pencapain tujuan organisasi. 

David Osborne dan Ted Gaebler dalam bukunya Reinventing Government mengungkapkan Pertama, Jika Anda tidak mengukur hasil, Anda tidak dapat membedakan keberhasilan dengan kegagalan; Kedua, Jika Anda tidak bisa melihat keberhasilan, Anda tidak bisa menghargainya; Ketiga, Jika Anda tidak bisa menghargai keberhasilan, mungkin Anda menghargai kegagalan; Keempat, Jika Anda tidak dapat melihat keberhasilan, Anda tidak dapat belajar darinya; Kelima,Jika Anda dapat mengenali kegagalan, Anda dapat membetulkannya; Keenam,Jika Anda dapat menunjukkan hasil, Anda dapat memenangkan dukungan masyarakat.



Teori Z - William G. Ouchi 

Teori Z adalah sebuah teori yang mengupas sisi lain tentang produktivitas/efektivitas, yang dapat kita pelajari dari pengalaman Jepang yang mampu meningkatkan produktivitas/efektivitas bisnis mereka secara mengagumkan.

Teori Z dikembangkan oleh William G. Ouchi dalam bukunya Theory Z- How American Business Can Meet Japanesse Challenge (1981). Teori Z didasarkan atas perbandingan manajemen dalam organisasi di perusahaan Amerika dibandingkan dengan perusahaan Jepang. Dalam perbandingan yang dilakukan oleh Ouchi tersebut diperoleh hasil bahwa umur pabrik kedua negara hampir sama namun produktivitas perusahaan Jepang terus meningkat dibanding Perusahaan Amerika. mengapa hal tersebut bisa terjadi? 

Menurut Ouchi, hal tersebut terjadi karena manajemen perusahan Jepang mampu meningkatkan produktivitasnya melalui pendekatan personal dan budaya melalui koordinasi individual dengan memberi motivasi kolektif. 

Mengapa Teori Z perlu dipertimbangkan dalam pengembangan pola audit internal ?

Filosifi dasar Teori Z perlu dipertimbangkan dalam pengembangan pola audit yaitu Trust “ Saling Percaya, Subtlety “ Luwes, Intimacy - Keakraban;



Trust “Saling Percaya"

Dalam pelaksanaan audit tanggung jawab auditor terbatas pada simpulan hasil audit yang diperoleh berdasarkan analisis dan pengujian dengan menggunakan metodologi dan kriteria yang telah ditetapkan. Kebenaran data/dokumen yang diberikan kepada auditor oleh auditan dan pihak-pihak terkait sebagai dasar pelaksanaan audit di luar tanggung jawab auditor. Hal tersebut menuntut terdapatnya komunikasi yang aktif dan saling percaya antara auditor dengan auditan sehingga auditor dalam membuat simpulan atas suatu permasalahan menjadi tidak bias/sumir dan rekomendasi yang diberikan akan menjadi lebih efektif dan applicable untuk ditindaklanjuti oleh auditan.

Menurut Jalaluddin Rachmat (Dwiyanti, Etika Komunikasi: Pesantrenvirtual.com: 20 Juli 2001) terdapat lima prinsip dalam al Quran berkaitan dengan etika komunikasi, yaitu

1. Qaulan sadida (QS: 4:9), yang berarti isi pesan harus jujur dan benar, artinya informasi haruslah disampaikan dengan jujur dan benar tanpa dibuat-buat, tidak menambah atau mengurangi isi berita;

2. Qaulan ma’rufa (QS: 4:5), yang berarti menyerukan kebenaran dan kebaikan;

3. Qaulan baligha (QS: 4:63), yang bermakna informasi yang disampaikan hendaknya berupa kata-kata yang mampu membekas pada jiwa seseorang;

4. Qaulan maisura (QS: 17:28), yang bermakna informasi yang disampaikan hendaknya berupa ucapan yang pantas untuk dibicarakan;

5. Qaulan karima (QS: 17:23), yang bermakna informasi haruslah berupa perkataan-perkataan yang mulia;

Sikap saling percaya antara auditor dan auditan pada akhirnya akan menciptakan sistem sharing of risk, antara auditor dengan auditan, di mana apabila auditan memberikan informasi yang salah terhadap auditor maka simpulan terhadap hasil auditpun bisa salah (Garbage In Garbage Out), yang berakibat rekomendasi yang diberikan tidak tepat dan berujung pada kurang optimalnya kinerja atau produktivitas kedua belah pihak.



Subtlety “Luwes"

Prinsip subtlety berangkat dari paradigma bahwa human reations selalu mengalami perubahan yang kompleks. Dalam paradigma auditor internal adalah bagian dari manajemen, auditor dituntut untuk mampu mengenal aktivitas organisasi (business process) auditan dengan baik, sehingga memungkinkan terciptanya teamwork yang efektif antara auditor dengan auditan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Hubungan yang kaku, dimana seolah-olah auditan adalah pesakitan sebagaimana selama ini terjadi harus dihilangkan. Auditor adalah mitra manajemen/auditan bukan musuh manajemen/auditan. 



Intimacy - Keakraban

Budaya bangsa Jepang dan bangsa Indonesia secara umum adalah sama, yaitu menghormati kebersamaan. Namun, sejak demoralisasi terjadi di Indonesia keakraban menjadi hal yang tabu karena bisa diindentikan dengan Kolusi, Korupsi, dan Nepotisme (KKN). Dalam konteks organizational behavior, keakraban dapat memberikan energi yang positif dalam pencapaian tujuan organisai apabila didukung dengan komitmen dan integritas yang kuat. Karena dengan keintiman dapat meminimalkan adanya friksi antara manajemen dengan auditor yang berakibat tidak optimalnya pencapaian tujuan organisasi.

Tiga prinsip utama dalam Teori Z tersebut sangat sesuai dengan prinsip dalam Sistem Pengendalian Manajemen Modern di mana suatu sistem pengendalian manajemen yang baik harus memenuhi prinsip-prinsip pengendalian (Ross,1995:275) sebagai berikut: (1)Self Imposed Control; menempatkan pengendali pada lokasi tempat operasi berlangsung atau pengendalian dilakukan melalui pemberdayaan karyawan; (2)

Real Time Control; setiap permasalahan yang terjadi diselesaikan langsung pada sumbernya oleh karyawan yang sesungguhnya melaksanakan pekerjaan; (3)Berbasis kepercayaan; Informasi diberikan tidak untuk mengendalikan karyawan, namun ditujukan untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.



Simpulan:

1. Pendekatan penegakan aturan tidak akan pernah efektif mendorong tercapainya tujuan organisasi secara optimal tanpa diimbangi dengan pendekatan personil dan budaya di mana manusia sebagai aktor yang menjalankan organisasi tersebut;

2. Hubungan kerja antara auditor dan auditan, tidak hanya hubungan antar lembaga, melainkan juga hubungan interpersonal antara orang-orang yang terlibat di dalamnya, di mana hubungan tersebut memiliki pengaruh yang besar terhadap efektivitas pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh;

3. BPKP sebagai internal auditor pemerintah adalah bagian tidak terpisahkan dalam suatu sistem pengendalian manajemen wajib memperhatikan prinsip Trust, Subtlety, dan Intimacy yang merupakan filosofi dasar Teori Z-William G Ouchi dalam pengembangan pola auditnya, sehingga hubungan mutualisme dengan manajemen (instansi pemerintah lainnya-sebagai auditan) dalam usaha peningkatan pelayanan publik dapat tercapai dengan optimal.



Daftar Pustaka:

1. Lembaga Manajemen PPM dan PT Pustaka Binaman Pressindo. Mewirausahakan Birokrasi Reinventing Government: How the Enterpreneurial Spirit Is Transforming The Public Sector” by David Osborne and Ted Gaebler. Penerjemah Abdul Rosyid. Jakarta, 2000. 

2. Penerbit PPM, Memangkas Birokrasi, Lima Strategi Menuju Pemerintahan Wirausaha Banishing Bureaucracy: The Five Strategies for Reinventing Government by David Osborne and Peter Plastrik. Penerjemah Abdul Rosyid dan Ramelan. Jakarta, 2001.

3. William G. Ouchi. Theory Z: How American Business Can Meet The Japanesse Chalenge. New York: Avon Book, 1981.

4. Ritha F. Dalimunthe. Sejarah Perkembangan Ilmu Manajemen. Universitas Sumatera Utara. USU Digital Library, 2003

5. Jansen H. Sinamo dan Agus Santoso. Pemimpin Kredibel, Pemimpin Visioner. Jakarta. Institut Darma Mahardika, 2002

6. Dwiyanti. Etika Komunikasi, Pesantrenvirtual.com, 20 Juli 2001

7. Internet “ Sistem Pengendalian Manajemen Modern" 




Oleh: Agus Riyanto

PFA pada Direktorat Pengawasan Industri dan Distribusi, Deputi Pengawasan Instansi Pemerintah Bidang Perekonomian, BPKP

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar